Smartsheet ha presentado la evolución más ambiciosa de su plataforma con Intelligent Work Management, un conjunto de capacidades de IA generativa, IA agentica y controles enterprise que busca cerrar la brecha entre estrategia y ejecución en grandes organizaciones. El anuncio, realizado en ENGAGE 2025, llega con una propuesta clara: eliminar los silos de ejecución que frenan a las empresas cuando intentan operar “a la velocidad de su ambición”.
La compañía sostiene que el enfoque de “plataforma única” —donde personas, datos y procesos conviven en un sistema AI-first— es clave para transformar la coordinación manual en trabajo inteligente, con contexto y automatización end-to-end. El mensaje se apoya en su base instalada: 123.000 organizaciones y adopción en el 85 % de las empresas del Fortune 500, con casi tres millones de proyectos activos gestionados sobre Smartsheet.
“Intelligent Work Management es el modelo operativo de la empresa moderna”, afirmó Rajeev Singh, CEO de Smartsheet. “Una IA verdaderamente colaborativa, anclada de forma segura en los datos del cliente y diseñada para ampliar —no sustituir— la inteligencia humana.”
De “hacer tareas” a “diseñar cómo se trabaja”: los bloques de IA
Smartsheet despliega ahora una suite de bloques de IA que, combinados, permiten construir soluciones ajustadas a cada organización, equipo y flujo de trabajo. Todos se apoyan en el Smartsheet Knowledge Graph, un modelo de datos que aporta contexto y personalización a nivel de usuario.
- Smart Assist. Actúa como compañero de IA y puerta de entrada a la plataforma: crea espacios de trabajo y proyectos desde indicaciones en lenguaje natural, activa automatizaciones y responde en tiempo real sobre hitos, dependencias o fechas límite.
- Smart Flows. Convierte prompts en flujos automatizados de varios pasos —con lógica, condiciones y notificaciones— para reducir el trabajo manual en la coordinación.
- Smart Columns. Columnas con IA integrada que clasifican, etiquetan, traducen o resumen datos dentro de las hojas, llevando inteligencia a cada celda sin salir del entorno.
- Smart Agents. Coterabajadores digitales con razonamiento y conocimiento del dominio. El primero en llegar es el Project Manager Smart Agent, que monitoriza el progreso, prioriza riesgos, sugiere mejoras de planificación y ayuda a mantener el rumbo del proyecto.
Esta visión va más allá de “asistentes puntuales” y apunta a replantear la estructura del trabajo. En palabras de Dion Hinchcliffe (Futurum Group), el valor de la IA está en “pasar de la automatización de tareas a reconfigurar cómo se toman decisiones y se ejecuta”, y la Knowledge Graph se convierte aquí en la pieza que contextualiza cada recomendación.
Smart Hub: gobierno y transparencia de la IA en un único centro
En 2026, Smartsheet lanzará Smart Hub, un centro de control donde los clientes podrán gestionar, configurar y auditar cada bloque de IA, crear agentes a medida y tener visibilidad sobre cómo se usan los datos. La hoja de ruta refuerza el compromiso con una IA responsable: propiedad del dato por parte del cliente, transparencia en el uso de modelos y una experiencia clara para que el usuario sepa cuándo la IA está actuando.
Capacidades enterprise para “unificar el trabajo” a gran escala
Para que el modelo AI-first escale a toda la empresa, Smartsheet añade funciones de orquestación, gobierno y optimización pensadas para portafolios complejos:
- Scenario Planning. “Zona segura” para explorar escenarios hipotéticos y medir impacto en proyectos sin tocar producción. Facilita decisiones informadas sobre trade-offs de alcance, coste o calendario.
- Portfolios. Creación y gestión rápida de múltiples proyectos con plantillas estandarizadas, automatización de alta de proyectos y una vista de panorama general con reporting por portafolios.
- Dynamic Dropdowns. Listas desplegables que se alimentan automáticamente de otras columnas, mejorando calidad y consistencia de datos a escala.
- Security Score. Métrica para evaluar y reforzar la postura de seguridad de la organización, con seguimiento de la mejora en el tiempo a partir de buenas prácticas de la industria.
- Multi-Factor Authentication (MFA). Autenticación multifactor integrada para proteger el acceso de base y elevar el listón de seguridad en el login.
El objetivo es que directores de PMO, responsables de operaciones y CIOs puedan estandarizar la ejecución sin ahogar la autonomía de los equipos. La estandarización (plantillas, taxonomías, políticas) convive con la flexibilidad (agentes, flujos y columnas inteligentes) para atacar desviaciones, cuellos de botella y riesgos donde aparecen: en el día a día.
Disponibilidad: qué se puede usar hoy y qué llega en 2026
- Disponibles hoy: Security Score, MFA y Dynamic Dropdowns.
- En el Early Adopter Program (EAP) hoy: Portfolios (GA previsto antes del final del 1T de 2026).
- En beta privada y camino del EAP a fin de año: Smart Assist y Scenario Planning.
- Próximamente en el EAP (en los próximos meses): Smart Flows, Smart Columns y Smart Agents.
- 2026: Smart Hub como centro de control de la IA y los agentes.
Este calendario sugiere una estrategia de adopción progresiva: primero la base de seguridad y datos, luego portafolios y escenarios para escalar gobierno, y, en paralelo, los bloques de IA que recortan tiempos de coordinación.
Qué cambia para la empresa: del Excel invisible a decisiones con contexto
En la práctica, Intelligent Work Management pretende sustituir el “cosido manual” —hojas, correos, reuniones y bots dispersos— por una superficie de trabajo única donde el contexto viaja con la tarea. Algunos efectos inmediatos:
- Menos fricción en el arranque. Con Smart Assist, un borrador de espacio/proyecto/flujo sale en minutos desde un outline o prompt bien escrito.
- Automatización con sentido. Smart Flows permite que la automatización sea mantenible y explicable, y que evolucione con el proceso —no solo macros efímeras.
- Datos “vivos”. Con Smart Columns, los datos se clasifican o traducen en el sitio, sin moverlos a herramientas externas.
- Gestión proactiva. Un Project Manager Smart Agent que monitoriza avances y reordena prioridades según el riesgo, reduce el tiempo de detección y la sobrecarga en los jefes de proyecto.
- Gobierno a escala. Scenario Planning y Portfolios facilitan decir “sí” o “no” con métricas delante, y Security Score + MFA elevan el suelo de seguridad.
Para organizaciones con varias capas de proveedores y equipos, esta combinación puede traducirse en menos reuniones de sincronización, menos sorpresas de última hora y más trazabilidad de decisiones.
Lo que conviene validar antes de desplegar
Todo salto de modelo operativo merece un chequeo previo:
- Modelado y taxonomía. Alinear la estructura de datos (por ejemplo, tipos de proyectos, estados, riesgos) con el Knowledge Graph para que la personalización de la IA sea fiable.
- Catálogo de automatizaciones. Priorizar casos de uso (aprobaciones, escalados, informes, cierres) para industrializar con Smart Flows.
- Riesgo y seguridad. Establecer políticas de MFA, estrategias de mejora basadas en Security Score y umbrales de acceso por rol.
- Experiencia del usuario. Acompañar la implantación con formación breve y buenas prácticas de prompts; los bloques de IA ganan mucho cuando el usuario sabe pedir bien.
- EAP y pilotos. Empezar con Portfolios y Scenario Planning en un portafolio acotado para medir impacto en lead time, desviaciones y satisfacción del equipo.
Lectura estratégica: una apuesta por la “orquestación con IA”
El anuncio no introduce “otra app de IA”, sino un sistema de orquestación donde la IA diseña, asiste y vigila el trabajo sin sacar a la gente del circuito. La agentic AI aporta razonamiento y memoria funcional; la generativa acelera redacción y resumen; y la capa enterprise ofrece gobernanza y seguridad para que esto escale sin perder control.
La tesis es nítida: si la empresa quiere capturar el ROI de la IA en ejecución —no solo en prototipos— necesita una plataforma única que entienda su contexto, automatice con criterio y haga visible el impacto. Smartsheet apuesta a que el modelo operativo AI-first será la norma y no la excepción.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿En qué se diferencia “Smart Assist” de “Smart Agents”?
Smart Assist es el compañero de IA orientado a arrancar trabajo (crear espacios, proyectos y automatizaciones, responder dudas). Smart Agents son agentes especializados —como el Project Manager Smart Agent— que monitorizan, razonan y recomiendan acciones para mantener el plan y gestionar riesgos de forma continua.
¿Qué aporta “Scenario Planning” frente a los informes tradicionales?
Permite probar “qué pasaría si…” sin tocar producción: comparar alternativas con métricas y trade-offs (plazo, coste, alcance), y decidir con evidencia. Es un “sandbox” de decisión, no solo un reporte estático.
¿Cómo encaja la seguridad (Security Score y MFA) en este modelo?
MFA eleva el mínimo de seguridad para todos los usuarios. Security Score ofrece una métrica operativa para diagnosticar, priorizar y seguir mejoras en la postura de seguridad a lo largo del tiempo, con referencia a buenas prácticas.
¿Qué está disponible hoy y qué requiere EAP o beta?
Hoy están GA: Security Score, MFA y Dynamic Dropdowns. Portfolios está en EAP (GA previsto antes de cerrar el 1T de 2026). Smart Assist y Scenario Planning están en beta privada y llegarán al EAP a finales de año. Smart Flows, Smart Columns y Smart Agents se incorporarán al EAP en los próximos meses. Smart Hub llegará en 2026.
vía: smartsheet
